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Atendimento Telefónico Eficaz Em Agências de Viagens!

Atendimento telefónico eficaz é um desafio que as agências de viagens tentam superar diariamente. Os problemas residem não só no grande fluxo de chamadas, mas também na dificuldade em atender clientes em várias línguas. Há ainda complicações no tempo despendido a devolver chamadas perdidas e na impossibilidade de atender telefonemas fora do horário de expediente.

O atendimento telefónico representa, em muitas circunstâncias, o primeiro contacto do cliente com a agência de viagens. Porque não há duas oportunidades para causar uma boa primeira impressão, a confiança começa a construir-se a partir do momento em que é digitado o número de contacto.

Uma boa comunicação é a base para uma relação duradoura entre a empresa e o cliente. Ter uma central telefónica permite responder mais facilmente a todas as necessidades.

6 problemas e soluções para melhorar a qualidade do atendimento telefónico

1. Atendimento telefónico demorado e dificuldade em dar resposta às chamadas perdidas

Um atendimento telefónico demorado dá azo a que os clientes desistam da chamada mesmo antes de esta ser atendida. Assim, perdem-se alguns negócios. Através de um software de registo telefónico, as agências de viagens podem controlar as chamadas que recebem, principalmente as que são perdidas, e devolvê-las em tempo oportuno. Podem ainda ser feitos relatórios diários, semanais ou mensais e gravadas automaticamente as chamadas mantidas com os clientes. As gravações poderão ser úteis como prova ou para efeitos de controlo de qualidade.

 

2. Clientes aguardam em linha sem qualquer informação

Um grande fluxo de chamadas obriga os clientes a ficar em espera durante alguns minutos. Prestar informação sobre a previsão de demora para atender a chamada ajuda o cliente a gerir o seu tempo. É ainda possível reduzir a sensação de espera dos clientes e simultaneamente promover a agência de viagens. Com mensagens personalizadas dá a conhecer os serviços da empresa, bem como promoções e vantagens.

 

3. Não conseguir dar resposta aos pedidos fora do horário de expediente

Quando as chamadas efetuadas fora do horário de trabalho não são atendidas, gera-se insatisfação da parte do cliente. Responder a qualquer momento (inclusive em período noturno, fim-de-semana ou feriado) e de forma célere aos pedidos do cliente evita acumulação de trabalho e reduz os prazos de resposta. Para tal, é útil dispor de um gestor de reservas ativo fora do período normal de atendimento. Qualquer pessoa pode, assim, deixar o seu pedido e receber uma notificação no email ou telemóvel associada ao seu número de cliente.

 

4. Perder muito tempo a marcar números a enganar-se ao efetuar chamadas

As soluções de atendimento telefónico tradicionais obrigam a marcar pelo menos nove dígitos para contactar um cliente. O acentuado volume de chamadas (especialmente as não atendidas) implica perda de tempo e leva a erros na marcação. Uma solução para aumentar o número de chamadas efetuadas, com maior rapidez e sem enganos, passa por instalar um sistema de marcação telefónica através do computador.

 

5. Receber chamadas internacionais e não dominar todas as línguas

Agências de viagens recebem chamadas de pessoas oriundas de todas as partes do mundo. Respeitar a língua nativa de cada cliente e prestar o melhor serviço implicaria ter colaboradores que dominassem todas as línguas, o que dificilmente acontece. Um sistema de atendimento automático multilingue, com tradução inteligente em tempo real, melhora a comunicação entre o prestador de serviços e o cliente, que pode escolher o departamento para o qual quer ligar.

 

6. Existir hesitações quando o indicativo da agência de viagens remete para o estrangeiro

Os custos das chamadas internacionais e os indicativos diferentes dos do país/região onde o cliente se encontra são uma barreira à comunicação. Os números virtuais nacionais ou internacionais deixam mais confortáveis clientes que desejam marcar viagens e evitam que estranhem a proveniência da chamada recebida. Por exemplo, uma agência portuguesa que opere no Reino Unido pode dispor de um número virtual britânico para chamadas provenientes daquele país.

 

Melhorar o atendimento telefónico nas agências de viagens ajuda a fidelizar clientes, potenciar a produtividade dos colaboradores e aumentar as vendas.

Não perca clientes por problemas de atendimento. Escolha uma central telefónica fiável e preste um atendimento de excelência. Este mês, aproveite o nosso desconto de 5% em qualquer produto ou serviço.

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